Page 22 - Tarım ve Orman Bakanlığı Sayman Konu Anlatımlı

DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ 15.

HAKKINDA YÖNETMELİK ÜNİTE

DATA YAYINLARI

BİRİNCİ BÖLÜM c) Arşivlik belge: Süre bakımından arşiv belgesi vas-
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar fını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen
güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açı-
sından işlevi olan belgeyi,
Amaç: –Madde 1
ç) Ayıklama: Arşiv belgesi ile cari işlemleri devre-
(1) Bu Yönetmeliğin amacı; kamu kurum ve kuruluş- sinde bir değere sahip olduğu halde hukuki değerini ve
larının iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin; delil olma özelliğini kaybetmiş, gelecekte herhangi bir
düzenlenmesine, gerekli şartlar altında korunmalarının nedenle kullanılmasına ve saklanmasına gerek görül-
teminine, herhangi bir sebepten dolayı kaybının engel- meyen her türlü belgenin birbirinden ayrımı ile ileride
lenmesine, Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin arşiv belgesi vasfını kazanacak olan arşivlik belgenin
hizmetinde değerlendirilmelerine, kurum ve kuruluşlar tespiti işlemini,
ile şahıslar elinde bulunan arşiv belgeleri ve ileride
arşiv belgesi haline gelecek arşivlik belgelerin tespit d) Başkanlık: Devlet Arşivleri Başkanlığını,
edilmesine, saklanmasına gerek görülmeyen belgelerin e) Belge: Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel
ayıklanmasına, imhasına ve arşiv belgelerinin Devlet kişilerin iş ve işlemleri neticesinde oluşan, üretim biçim-
Arşivleri Başkanlığına devrine ilişkin usul ve esasları leri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir
düzenlemektir. bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü,
sesli veya elektronik kaydı,
Kapsam: –Madde 2
f) Belge hiyerarşisi: Belgenin ait olduğu kurum, birim,
(1) Bu Yönetmelik, 11 sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı klasör, dosya ile belge bileşenlerinin genelden özele
Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 2 nci doğru bütününü,
maddesinde belirtilen kurum ve kuruluşları kapsar.
g) Belge yöneticisi: Belgelerin dosyalanması, sak-
Dayanak: –Madde 3 lanması, ayıklanması, tasfiyesi, hizmete sunulması ve
transferi işlemlerini kurumu veya birimi adına yöneten
(1) Bu Yönetmelik, 11 sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı kişiyi,
Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi hükümlerine
dayanılarak hazırlanmıştır. ğ) Belge yönetimi: Belgelerin üretiminden itibaren
belirlenen ölçütler çerçevesinde değerlendirme,
Tanımlar: –Madde 4 düzenleme, ayıklama ve hizmete sunma faaliyetlerinin
tümünü,
(1) Bu Yönetmelikte geçen;
h) Birim arşivi: Kamu kurum ve kuruluşlarında yapılan
a) Arşiv: Kamu kurum ve kuruluşlarında yapılan iş ve iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişi-
işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin lerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan, güncelli-
gördükleri hizmetler neticesinde oluşan belgelerin ğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş
barındırıldığı yerleri, akışı içinde işlevi bulunan ve kullanılan belgelerin ilgili

b) Arşiv belgesi: Son işlem tarihi üzerinden yirmi yıl birimlerince belirli bir süre saklandığı arşivi,
geçmiş veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca ı) Değerlendirme: Belgelerin; idari, yasal, mali, tarihi
bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde işlevi bulun- ve oluşturma süreçlerindeki araştırma durumları dikkate
mayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama alınarak kurum yetkilileri ile belge yöneticisi ve arşivciler
planlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim tarafından karar verilmesi işlemini,
biçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun
geleceğe, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki, idari, i) Dijitalleştirme: Kağıt ortamındaki belgelerin tarayıcı,
askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, biyografik, kamera gibi cihazlar veya yenilikçi teknikler kullanılarak
jeneolojik ve teknik herhangi bir değer olarak intikal sayısal ortama aktarılmasını,
etmesi gereken ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, j) Dosya kodu: Belgenin hangi dosya ile ilişkili oldu-
resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda ğunu veya işlemi biten belgenin hangi dosya/klasöre
üretilmiş belgeyi,