Page 15 - 2024 Tbmm Ortak Alan Konu Anlatımlı

TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ BAŞKANLIĞI İDARİ TEŞKİLATI --- VE ESASLAR HAKKINDA GENELGE (2021/1) 143

(2) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda ya da bu (6) Kişiler tarafından birimlere yazılan dilekçelerin; “… arz
Genelgenin yürürlüğe girdiği tarihten önce fiziksel ortam- ederim.” şeklinde bitirilmemesi veya “… rica ederim.” iba-
da hazırlanan bir belgeden örnek çıkartılması hâlinde, ço- resiyle ya da başka ibarelerle bitirilmesi dilekçenin işleme
ğaltılan belgenin uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ibaresi alınmasına engel değildir.
konulur ve yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyad,
unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. Bu şekilde Belgenin iade edilmesi: –Madde 32
çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir.
DATA YAYINLARI
(1) Birime muhatabı olmadığı hâlde elektronik ortamda
güvenli elektronik imzalı bir belge gelmesi durumunda,
Belgenin elektronik ortamda gönderilmesi ve belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu
alınması: –Madde 30 belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler, gönderene elektronik
(1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin gön- ortamda iletilir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olma-
derilmesi ve alınması işlemlerinin, elektronik ortamda ilgili sı durumunda, belge muhataba iletilebilir ve gönderen
mevzuatla yetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt idareye bilgi verilebilir. Bu durumda belgenin bir kopyası
altına alınarak yapılması esastır. elektronik ortamda muhafaza edilir.
(2) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, veri (2) Birime muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda ge-
depolama araçlarıyla da iletilebilir. Bu durumda gönderme len bir belgenin asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene
ve alma işlemine ilişkin kayıt tutulur. iade edilir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması duru-
munda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak aslı mu-
(3) Resmî yazışma kapsamında İdari Teşkilat dışına hatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir.
gönderilen güvenli elektronik imza ile imzalanan belge-
ler, gerekli hâllerde elektronik olarak şifrelenir. Elektronik
belgelerin şifrelenmesi işlemi e-Yazışma Teknik Rehbe- BEŞİNCİ BÖLÜM
rinde tanımlandığı şekilde yapılır. Kullanılacak şifreleme Çeşitli ve Son Hükümler
sertifikaları yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcıla-
rından temin edilir. Görüş, bilgi ve belge taleplerinde süre:
–Madde 33
Belgenin fiziksel ortamda gönderilmesi ve (1) İdari Teşkilat içi ve dışı görüş, bilgi ve belge talep yazı-
alınması: –Madde 31 ları günlü yazılır. Birimler, ilgili mevzuattaki özel hükümler
(1) Muhatabına elektronik olarak iletiminin mümkün ol- saklı kalmak kaydıyla süre belirtilmeyen belge taleplerini,
madığı durumlarda, yetkilendirilmiş görevliler tarafından talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç beş iş
çıktısı alınan güvenli elektronik imzalı belge, elektronik günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise ta-
ortamdaki aslına erişim amacı ile fiziksel ortamda gön- lebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç on beş iş
derilir. Fiziksel ortamda alınan belgenin doğrulama işle- günü içinde yerine getirir. Talebin ulaştığı tarih, elektro-
mi, 23’üncü maddenin ikinci fıkrasında belirtildiği şekilde nik ortamda gelen talepler için ilgili yazının EBYS’ye giriş
gerçekleştirilir kaydının yapıldığı zamanı; fiziksel ortamda gelen talepler
için ise ilgili yazının EBYS’ye veya kurumsal belge kayıt
(2) Belge zarflanarak muhatabına iletildiğinde başlık bil- sistemine girdiği zamanı ifade eder.
gisi, ihtiyaç duyulması hâlinde gönderen birimin adres
bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesine; Tekit yazısı: –Madde 34
muhatabın adı ve adres bilgisi zarfın ortasına kısaltma
kullanılmadan yazılır. Varsa süre ve kişiye özel bilgisi (1) Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda
(ACELE, GÜNLÜDÜR, KİŞİYE ÖZEL), üstte olmak üze- muhataba tekit yazısı yazılabilir.
re, zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle
belirtilir. Uygun yazılmayan belgeler: –Madde 35
(3) Birime fiziksel ortamda gelen belgenin alındığı tarih ile (1) Bu Genelgeye uygun olarak hazırlanmayan İdari Teşki-
belgeye ait üstveriler EBYS’ye veya kurumsal belge kayıt lat içi belgelere verilecek cevabi yazılarda, bu Genelgenin
sistemine kaydedilir. ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilir.
Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, süreli bel-
(4) Fiziksel ortamda alınan belgeler için gelen belge kay- geler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade
dında kullanılacak etikette/kaşede en az Örnek 20’de edilebilir.
belirtilen unsurlara yer verir. Etiket/kaşe, üst yazının ilk
sayfasının ön veya arka yüzüne basılır. Yürürlükten kaldırılan mevzuat: –Madde 36
(5) Birime fiziksel ortamda gelen belgelerle ilgili havale, (1) 18/06/2015 tarihli, 2015/04 sayılı TBMM Resmi Yazış-
talimat ve benzeri işlemler, üst yazının ilk sayfasının ön malarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Genelge
veya arka yüzüne kaşe basılarak belge üzerinde gösteri- ile 05/10/2018 tarihli ve 2018/3 sayılı Resmi Yazışma Ku-
lebilir. Bu kaşenin şekli ilgili birimler tarafından belirlenir.