Page 33 - 2024 kültür ve turizm bakanlığı gys müze araştırmacısı konu anlatımlı

458 DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK
İmha listelerinin düzenlenmesi ve ALTINCI BÖLÜM
kesinlik kazanması: –Madde 21 Çeşitli, Geçici ve Son Hükümler
(1) İmha edilecek belgeler için bu Yönetmelik
ekinde yer alan (EK-5) “İmha Listesi” hazırlanır. Belgelerin dijitalleştirilmesi:
Aynı tür ve vasıfları haiz belge için, örneklerini –Madde 23
DATA YAYINLARI
saklamak suretiyle tür ve yılları gösteren imha (1) İşlem görmek üzere kağıt ortamında gelen
listeleri düzenlenebilir.
belgeler, işlem ve dosya bütünlüklerinin korun-
(2) İmha listelerinin her sayfası, Ayıklama ve ması maksadıyla ekleri ile birlikte taranarak
İmha Komisyonunun başkan ve üyeleri tarafın- elektronik belge yönetim sistemine dahil edilir.
dan imzalanır.
(2) Dijitalleştirilen belgelerin elektronik ve fiziki
(3) Hazırlanan imha listeleri; belgeler ile ilişkileri korunur.
a) Merkez teşkilatlarında, Başkanlığın uygun (3) Yükümlüler, gerekli görüldüğü durumlarda
görüşü alındıktan sonra, kurum ve kuruluşun ellerinde bulunan kağıt ortamındaki belgeler-
en üst amirinin veya yetki verdiği kişinin ona- den arşiv belgesi niteliği taşıyanları, tek nüsha
yını müteakip, olma özelliğinden kurtarmak, arşiv belgesi dı-
şında kalan ve sıklıkla kullanılan belgeleri ise
b) Taşra, bölge ve yurt dışı teşkilatlarında ise yıpranmasını engellemek ve etkin bir biçimde
kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra, kullanabilmek gayesiyle dijitalleştirebilirler.
bu birimlerin en üst amirinin veya yetki verdiği
kişinin onayını müteakip, (4) Sık kullanılmayan ve saklama planlarında ön-
görülen saklama süreleri sonunda saklanması-
kesinlik kazanır.
na gerek görülmeyip de imha edilecek belgeler,
(4) Onay işlemlerinde belgelerin ne şekilde imha dijitalleştirme işlemine tâbi tutulmaz.
edileceği hususu belirtilir.
(5) Dijital görüntüler ile görüntülere ait üstverile-
(5) Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca ayıkla- rin ilişkisi korunur.
nan ve imhasına karar verilen belgeler, imha (6) Dijitalleştirme işlemleri, birimlerin önerileri
işlemleri kesinlik kazanıncaya kadar düzenli bir doğrultusunda, belge yönetimi ve arşiv hizmet-
şekilde muhafaza edilir.
lerinden sorumlu birimin bilgisi veya koordine-
(6) İmha işlemi, düzenlenecek tutanakla tespit sinde, kurumsal bütünlük içerisinde yapılır. Bi-
edilir. rimlerin bağımsız uygulamalarına izin verilmez.
(7) Hazırlanan imha listeleri, tutanakları ve bun- (7) Yapılacak her türlü dijital görüntüleme işlem-
larla ilgili her türlü belge on yıl süreyle muhafaza lerinde TS13298 numaralı “Elektronik Belge ve
edilir. Arşiv Yönetim Sistemi” standardı dikkate alınır.
(8) Belgelerin dijitalleştirilmesi, Başkanlıkça
İmha şekilleri: –Madde 22
belirlenen usul ve esaslara göre yerine getirilir.
(1) İmha edilecek belgeler, başkaları tarafından
görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde Dosya planları ve saklama planları:
parçalanır ve geri dönüşümde kullanılmak üzere –Madde 24
değerlendirilir.
(1) Yükümlüler; dosya planları ile saklama plan-
(2) Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında larını, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinden
belirlenmiş belgenin imhası hakkında ilgili mev- sorumlu birimin koordinesinde hazırlamak ve
zuat hükümleri uygulanır. Başkanlığın uygun görüşünü müteakip uygula-
maya koymakla yükümlüdürler.
(3) e-Arşivlerde tutulan belgelerin imhası, görü-
lüp okunması ve kullanılması mümkün olmaya- (2) Dosya planları, kurumsal yapı ve kurumun
cak şekilde sistemden çıkarılarak tasfiye edilir. fonksiyonları dikkate alınarak; saklama planla-